Senior secretaresse met coordinerende rol

Algemene omschrijving

Voor een financiele organisatie in Amsterdam zijn wij op zoek naar een senior secretaresse.

Naast de reguliere secretariële werkzaamheden heeft het secretariaat veel contact met andere afdelingen en externe partijen. Op het secretariaat heeft de senior secretaresse een coördinerende rol. Wegens het nadere zwangerschapsverlof van deze secretaresse zoeken wij met onmiddellijke ingang iemand die deze rol, na een inwerktijd, kan overnemen. Hoewel deze vervanging in beginsel tijdelijk is, is de kans groot dat er bij goed functioneren een andere plek kan worden gevonden binnen onze opdrachtgever.

• Coördineren en plannen van de werkzaamheden van het secretariaat;
• Zorgdragen en bewaken van de kwaliteit, de prioritering en de voortgang van de secretariaatswerkzaamheden;
• Signaleren en oplossen van knelpunten binnen het secretariaat;
• Stimuleren van een proactieve opstelling van het secretariaat binnen de afdeling;
• Secretaresses begeleiden in hun ontwikkeling en samen met lijnmanager functioneringsgesprekken voeren;
• Agendabeheer, inclusief het organiseren van interne en externe vergaderingen, bijeenkomsten, presentaties en zakenreizen;
• Zorgdragen voor het plannen en voorbereiden van vergaderingen en de benodigde stukken daarvoor;
• Bijdragen aan de (procesmatige) ondersteuning in projecten;
• Algemene secretariële werkzaamheden zoals afspraken inplannen, telefoonbeantwoording (in- en extern), post, organiserende activiteiten.

Gestelde eisen

• HBO denk- en werkniveau (verkregen door opleiding en/of werkervaring) en ruime secretariële ervaring (circa 5 jaar intern en/of extern opgedaan);
• Minimaal 4-daagse werkweek;
• Aantoonbare leidinggevende ervaring is vereiste;
• Affiniteit met en ervaring op secretarieel-organisatorische gebied;
• Kennis van de AFM en haar takenpakket;
• Proactieve houding, efficiënt, representatief en accuraat;
• Ambitieus, servicegericht en aanpakmentaliteit;
• Communicatief vaardig, zowel formeel als informeel, mondeling als schriftelijk

Uren

32-36