Secretaresse ICT

Algemene omschrijving

• Je verzorgt professionele secretariële en administratieve ondersteuning voor de directie en daarnaast ondersteun je de afdelingsmanagers met de overige secretariaat medewerkers (3).
• Je bent verantwoordelijk voor alle secretariële taken van de afdeling (voertaal Engels en Nederlands) zoals telefoon, agendabeheer, post- en e-mail afhandeling, presentaties, het voorbereiden en organiseren van vergaderingen en workshops, notuleren, archivering, etc.
  Je lost voorkomende problemen op of verwijst door naar de juiste informatiebron of afdelingen.
• Je woont directie vergaderingen bij en werkt de notulen uit en bewaakt de actielijst, je onderhoudt afdelingsprocedures, draagt zorg voor de updates van de manuals.
• Je stelt brieven op en je redigeert zorgvuldig presentaties en handleidingen in het Engels en Nederlands.
• Je verzorgt de inkoop van kantoorartikelen en werkplekapparatuur voor deze afdeling en je bent verantwoordelijk voor het inhuurproces van nieuwe medewerkers.

Gestelde eisen

• Afgerond en HBO secretariële opleiding (bv Schoevers of Scheidegger)
• HBO werk- en denkniveau met minimaal 3 tot6 jaar relevante werkervaring; (werkervaring in ICT branche is een pré)
• Je bent minimaal 32 uur per week beschikbaar
• Je bent zeer allround en kunt fungeren als spin-in-het-web voor de gehele organisatie
•  Je hebt teamspirit, je weet mensen te verbinden en krijgt zaken voor elkaar.
•  Je bent een discrete, zelfstandige, proactieve en betrouwbare persoonlijkheid met een flexibele houding, die weet wat het inhoudt om in het kader van de doelstellingen van de organisatie te handelen.
• Je hebt affiniteit en ervaring met administratieve procedures en processen;
• Je hebt uitstekende communicatieve vaardigheden in woord en geschrift in het Nederlands en Engels;
• Je beschikt over een goede kennis van Outlook en het Microsoft Office Pakket en je bent een kei in en PowerPoint.

Uren

32-40

Meer informatie

Ben je geïnteresseerd in de functie van secretaresse, neem dan contact op met Eelko van Mastrigt, Consultant Management Office Support, tel: 020-5579620 of stuur een motivatie en CV naar e.van.mastrigt@vitae.nl