Manager Secretariaat internationale dienstverlener

Algemene omschrijving

In deze rol ben je verantwoordelijk voor een groep van zo'n 20 secretaresses binnen een praktijkgroep. De nadruk op deze rol ligt op het leidinggevende aspect, waar juist coaching een belangrijk onderdeel van is. Een zeer uitdagende functie binnen een mooie en leerzame organisatie. Een functie waarin jij jouw management-vaardigheden kunt laten zien en kunt ontwikkelen daar waar nodig. Om je een zo duidelijk mogelijk profiel te geven hebben we de deelgebieden hieronder weergegeven:

Bouwen, aansturen en beheren
In deze zeer dynamische functie ben jij degene die het secretariaat van de praktijk aanstuurt bestaande uit 20 secretaresses. Je houdt je bezig met het optimaliseren en professionaliseren van de secretariele ondersteuning binnen de specifieke groep. Je belangrijkste taken en verantwoordelijkheden liggen op het vlekkeloos laten verlopen van het secretariaat. Je houdt je bezig met werkverdeling, communiceert welke doelen er gehaald moeten worden.
Je bevordert de samenwerking tussen de secretaresses onderling en zorgt dat er kennis gedeeld wordt. Je spreekt hen aan op (on)gewenst gedrag. Daarnaast werk je nieuwe secretaresses in en fungeert voor hen als vraagbaak. Het voeren van performance gesprekken  valt onder jou en je bent in staat knelpunten te signaleren en deze vervolgens op te lossen.
Ook signaleer je ontwikkelmogelijkheden bij de secretaresses en stimuleer je hen tot groei, en waar nodig stuur je bij.
Je bent in staat om de normen en waarden van de organisatie over te brengen op je team en laat dit terug komen in de output van je team.

Planning en organisatie
Je bent verantwoordelijk voor het initiëren, monitoren en uitvoeren van initiatieven/projecten die gericht zijn op de verhoging van de kwaliteit van de dienstverlening van de hele secretaressepool. Beheren van de registratie, afstemming en planning van het verlof van het team en in geval van ziekte houd je hierover contact met HR.
Je coördineert in samenwerking met HR de basisbezetting van het secretariaat, waar ook werving en selectie behoort tot jouw verantwoordelijkheid.
Het up-to-date houden van het cliënt-en relatiegegevensbestand, het beheer van documentatie, brieven etc. en je bewaakt het correcte beheer van de systemen door gebruikers.

Ondersteuning
Je biedt secretariele ondersteuning aan de voorzitter van de praktijk en bereidt afspraken voor. Voorbereiden en notuleren van vergaderingen en stelt concept managementrapporten samen. Je organiseert evenementen in binnen-en buitenland in overleg met collega's en je hebt een coordinerende en bewakende rol bij pitches.

Gestelde eisen

Vakinhoudelijk

• Afgeronde secretariele opleiding bij voorkeur Schoevers
• HBO werk-en denkniveau
• 6 Jaar werkervaring als secretaresse binnen een groot internationaal kantoor  in de zakelijke dienstverlening waarvan 2 jaar als leidinggevende
• Vloeiende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift
• 40 uur per week beschikbaar

Persoonlijk

• Kan goed organiseren en prioriteiten stellen
• Doorziet de grote lijnen
• Gevoel voor verhoudingen
• Multitasker
• Positieve en enthousiaste levensinstelling
• Proactief
• Flexibel en zeer stressbestendig
• Natuurlijk overwicht
• Dienstverlenend
• Peoplemanager
  
  
  
  

Uren

40

Salaris

3900

Meer informatie

Ben je geïnteresseerd in de functie van Manager Secretariaat? Neem dan contact op met José Kragtwijk, Consultant Management Office Support, tel: 020-5579630 en stuur een motivatie en CV naar j.kragtwijk@vitae.nl.