Secretaresseteam Manager

Algemene omschrijving

Voor onze opdrachtgever zijn wij met spoed op zoek naar een

Secretaresseteam Manager

Elke praktijk groep wordt aangestuurd door een Secretaresseteam Manager. Hieronder tref je de functieomschrijving. Met de andere Secretaresseteam Managers vorm je het Managementteam voor het secretariaat, wat maakt dat je vaak overleg hebt en kunt sparren. Zelfstandig je functie uitvoeren is belangrijk, maar ook het samenwerken is belangrijk, een mooie combinatie!

Functie

Bouwen, aansturen en beheren

In deze zeer dynamische functie ben jij degene die het secretariaat van de praktijk aanstuurt bestaande uit 20 secretaresses. Je houdt je bezig met het optimaliseren en professionaliseren van de secretariele ondersteuning binnen de specifieke groep. Je belangrijkste taken en verantwoordelijkheden liggen op het vlekkeloos laten verlopen van het secretariaat. Je houdt je bezig met werkverdeling, communiceert welke doelen er gehaald moeten worden.

Je bevordert de samenwerking tussen de secretaresses onderling en zorgt dat er kennis gedeeld wordt. Je spreekt hen aan op (on)gewenst gedrag. Daarnaast werk je nieuwe secretaresses in en fungeert voor hen als vraagbaak. Het voeren van performance gesprekken  valt onder jou en je bent in staat knelpunten te signaleren en deze vervolgens op te lossen.

Ook signaleer je ontwikkelmogelijkheden bij de secretaresses en stimuleer je hen tot groei, en waar nodig stuur je bij.

Je bent in staat om de normen en waarden van de organisatie over te brengen op je team en laat dit terug komen in de output van je team.

Planning en organisatie

Je bent verantwoordelijk voor het initiëren, monitoren en uitvoeren van initiatieven/projecten die gericht zijn op de verhoging van de kwaliteit van de dienstverlening van de hele secretaressepool. Beheren van de registratie, afstemming en planning van het verlof van het team en in geval van ziekte houd je hierover contact met HR.

Je coördineert in samenwerking met HR de basisbezetting van het secretariaat, waar ook werving en selectie behoort tot jouw verantwoordelijkheid.

Het up-to-date houden van het cliënt-en relatiegegevensbestand, het beheer van documentatie, brieven etc. en je bewaakt het correcte beheer van de systemen door gebruikers.

Gestelde eisen

Vakinhoudelijk

• Afgeronde secretariele opleiding bij voorkeur Schoevers
• HBO werk-en denkniveau

• 6 Jaar werkervaring als secretaresse binnen een groot internationaal kantoor in de zakelijke dienstverlening waarvan 2 jaar als leidinggevende (ervaring in de advocatuur is een pré)
• Vloeiende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift

Persoonlijk

• Kan goed organiseren en prioriteiten stellen
• Doorziet de grote lijnen
• Multitasker
• Positieve en enthousiaste levensinstelling
• Proactief
• Flexibel en zeer stressbestendig
• Leidinggeven
• Dienstverlenend
• Peoplemanager

Het betreft een fulltime functie (vijf dagen per week).

Uren

40

Salaris

4000

Meer informatie

Ben je geïnteresseerd in de functie van Secretaresseteam Manager? Neem dan contact op met José Kragtwijk, Consultant Management Office Support, tel: 020-5579630 en stuur een motivatie en CV naar j.kragtwijk@vitae.nl.