Doortastende en slimme Officemanager

Algemene omschrijving

Kantoor is het spin in 't "dynamische" web. Hier moet alles tot in de puntjes geregeld zijn. Naast de huidige medewerker zoeken we een Officemanager.

Taken Projectmanagement:

Je organiseert seminars variërend van 50 tot 500 deelnemers (locatiebezoek, draaiboeken maken, logistiek etc.) en voert alle voorkomende werkzaamheden uit tijdens het seminar. Je beheert en ontwikkelt de website met behulp van een content management systeem en organiseert het gebruik van social media. Met behulp van ons CRM pakket (Super Office) verzorg je onze interne- en externe communicatie. Je ontwikkelt in samenwerking met de directeur diverse marketing uitingen. Vervolgens kan je deze zelfstandig beheren en verder uitwerken.

Taken Officemanagement:

Je helpt bij de verdere professionalisering van het secretariaat en het bureau Je beheert de agenda’s van de adviseurs, oftewel de buitendienst, plant afspraken en voorziet hen van de nodige informatie wanneer zij naar de klant gaan. Je fungeert als eerstelijns opvang voor klanten, beantwoordt de telefoon van het secretariaat en verbindt zonodig klanten door naar buitendienst. Je redigeert zelfstandig offertes en of presentaties, controleert op juist gebruik van de huisstijl, maakt verzendklaar en bewaakt een tijdige verzending. Je verzorgt de inkomende- en uitgaande post Je biedt ondersteuning bij het maken van trainingsmateriaal Je maakt evaluatierapportages van onze seminars en trainingen.

Gestelde eisen

Vak inhoudelijk:

• HBO+ werk- en denkniveau 
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift is een must
• Minimaal 3 jaar werkervaring in een soortgelijke functie
• Uitstekend kunnen werken met Office
• Affinïteit met communicatie en marketing
• 40 uur per week beschikbaar
• In bezit zijn van een rijbewijs, in bezit van een auto is een pré
• Flexibele instelling (ook soms in de weekenden werken tijdens een seminar)
• Woonachtig in Amsterdam of nabije omgeving

Persoonlijk:

• Je bent in staat om snel dingen eigen te maken en vanuit een eigen visie de manier van werken te verbeteren en te borgen. Dit doe je vanuit de opgedane ervaring.
• Je kunt zelfstandig werken en bent in staat verbinding met de buitendienst te houden ondanks dat zij regelmatig buiten het kantoor werkzaam zijn.
• Je bent zeer stressbestendig.
• Kwaliteit is voor jou een vanzelfsprekendheid en accuratesse zit in je genen.
• Dienstverlenend zijn betekent voor jou de juiste dingen goed doen en denken in oplossingen
• Je neemt werkzaamheden uit handen van de buitendienst en neemt eigen initiatief daar waar mogelijk.
• Je bent in staat om tijdens drukke periodes hoofdlijnen te bewaken en de juiste prioriteiten te stellen en ook oog voor detail te hebben.
• Je doorziet processen snel en kunt een kwaliteitsslag maken in het officemanagement
• Je bent in staat om feedback te ontvangen en te geven.
• Je bent spontaan, proactief, rechtvaardig en een harde werker.
• Je gaat altijd voor goud!

Uren

40

Meer informatie

Heb je interesse in de rol van Officemanager en is het functieprofiel geheel passend? Mail dan jouw motivatie en CV naar j.kragtwijk@vitae.nl.

Op basis van motivatie en geschiktheid kijkend naar het profiel wordt er een gedegen selectie gemaakt.