Coördinerend secretaresse gezocht!

Algemene omschrijving

In de rol van Coördinerend secretaresse ben je verantwoordelijk voor de output van commerciële ondersteuning bestaande uit vijf assistants en één gastvrouw. Je waarborgt de kwaliteit, de klantgerichtheid en je optimaliseert processen. Waar nodig begeleid je veranderingen in werkwijze of anderszins in goede banen. 
Naast deze coördinerende rol ben je ook zelf ook deels actief in de operatie. Je biedt optimale secretariele ondersteuning aan de Vestigingsdirecteur, de Development Manager en tevens ondersteun je twee consultants.

Coördinerende werkzaamheden

• Aansturen, motiveren en coachen van het team
• Initiëren en voorzitten van het wekelijkse overleg
• Aannemen en inwerken van nieuwe collega's
• Samenwerking onderling actief bevorderen en waar nodig de samenwerking optimaliseren
• Voeren van functionerings- en beoordelingsgesprekken
• Fungeren als aanspreekpunt voor commercie ten aanzien van wensen en behoeften
• Fungeren als schakel tussen het management en het team Commerciële Ondersteuning

 Secretariele werkzaamheden

• Secretariële ondersteuning bieden aan Vestigingsdirecteur, Development Manager en twee consultants binnen het team Management Office Support (complex agendabeheer, correspondentie, voorbereiden en notuleren van vergaderingen, etc)
• Zorg dragen voor de planning en organisatie van clusterevenementen
• Het bieden van projectondersteuning
• Planning van voortgangsgesprekken met de teamleden van de Vestigingsdirecteur en Development Manager
• Invoeren van gegevens van kandidaten in database en het opmaken van resumés ter ondersteuning van de assistants
• Toezicht houden op de netheid van de werkvloer
• Digitaal verwerken van ziekmeldingen, bijzonder verlofdagen en vakantiedagen van medewerkers van het cluster
• Controleren en accorderen van binnengekomen facturen
• Overnemen van werkzaamheden van collega's indien de situatie dit verlangt

Gestelde eisen

Vakinhoudelijk

• HBO werk - en denkniveau
• 40 uur per week beschikbaar met werktijden van 9.00 tot 17.30 uur
• Minimaal 3 jaar relevante werkervaring, waarvan minimaal 1jaar op coördinerend niveau in een soortgelijke functie
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift

Persoonlijkheid

Je bent iemand die zeer toegankelijk is voor anderen. Goed kunnen luisteren naar anderen maar ook zeker hierop kunnen reageren vanuit eigen kracht en passie. Je kunt goed koers houden in een drukke en hectische omgeving en verliest daarbij niet je doel uit het oog. Plezier hebben en maken hoort ook bij Vitae en dit vereist een positieve instelling en een open werkhouding. Graag sluit je op vrijdagmiddag (zo nu en dan) aan bij de borrel en sluit je op deze manier de week prettig af met je collega's.

Uren

40

Meer informatie

Wil je meer informatie of heb je vragen over deze vacature neem dan contact op met José Kragtwijk via j.kragtwijk@vitae.nl of bel 0205579566.