Coördinerend secretaresse

Algemene omschrijving

Kun jij verschillende bordjes tegelijkertijd in de lucht houden? Ben jij bestand tegen de hectiek & drukte binnen een veeleisende afdeling? Vind jij het leuk om een secretariaat aan te sturen? We zijn op zoek naar een senior secretaresse met leidinggevende ervaring. Een enthousiaste persoonlijkheid die verschillende partners ondersteunt.

Bedrijf
Internationale consultancy organisatie. Binnen deze organisatie staat samenwerking voorop. Diverse kantoren in binnen- en buitenland, waaronder Amsterdam. De afdeling waar je komt te werken houdt zich bezig met fusies en overnames. Een hectische en dynamische afdeling waarbij een strikte confidentiële houding heerst.

Cultuur
Binnen deze organisatie is er veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling. Als je, je werk goed doet en er wordt prettig samengewerkt dan zijn er vele mogelijkheden zowel in de functie die je bekleed als in groeimogelijkheden naar een andere functie binnen de organisatie. Fijne collega’s willen ze graag jarenlang behouden. Hiervoor doen ze echt moeite. Wat je investeert, ontvang je terug.

Functie
We zijn op zoek naar een senior secretaresse die de verantwoordelijkheid op zich kan nemen van een secretariaat van 4 personen; 3 collega secretaresses en jijzelf. Jij bent meewerkend ‘voorman’. Je fungeert als senior secretaresse, daarnaast heb je een signaalfunctie/coördinerende functie met betrekking tot het functioneren, de tevredenheid en problemen van het secretariaat. Je bent altijd op de hoogte rondom de vakantieplanning en je weet wie en waarom er iemand ziek is. In deze functie ben je volledig zelfsturend en oplossingsgericht. Uiteraard is het belangrijk dat je kan motiveren en enthousiasmeren. Jij houdt het team bij elkaar. Het secretariaat vindt het prettig om een aanspreekpunt te hebben; dat ben jij. Verder ben je verantwoordelijk voor de personele bezetting. Je onderneemt op tijd actie met betrekking tot vervanging en aanname van nieuwe collega’s.

Naast jouw taak als coördinator ben je werkzaam voor twee partners, een Amerikaanse Director en 3 senior managers. De partners zijn eindverantwoordelijk voor de business unit waarin je werkzaam bent. Beiden hebben een zeer drukke baan en verwachten veel van hun secretaresse. Het actief lezen en beheren van hun mail is erg belangrijk. Daar waar je actie kan ondernemen, neem je het over. De Director spreekt (nog) geen Nederlands. Dit betekent dat je in het Engels moet communiceren. De senior managers werken heel zelfstandig. Het betreft hier een brede secretariële functie. De omgeving waarin je werkzaam bent, is er één van hollen of stilstaan. Korte projecten en scherpe deadlines. Dit vergt van jou optimale flexibiliteit. De projecten zijn geheim en dat houdt in dat je goed moet kunnen omgaan met vertrouwelijke informatie.

Het betreft hier een functie voor 40 uur in de week. Minder uur is helaas niet bespreekbaar.

Gestelde eisen

Het is belangrijk dat je minimaal 6 jaar werkervaring hebt als secretaresse, waarvan zeker 3 jaar als senior secretaresse. Leidinggevende of coördinerende ervaring met betrekking tot de aansturing van een secretariaat is zeer gewenst. Het is belangrijk dat we van jouw ervaring als leidinggevende gebruik kunnen maken. Dat je met jouw kennis en kunde op het gebied van coördinatie van toegevoegde waarde kan zijn voor de afdeling en het secretariaat.

Je bent in het bezit van een HAVO diploma aangevuld met een afgeronde secretaresse opleiding. MS-Office kent geen geheimen meer voor jou. Wij zoeken iemand die gewerkt heeft binnen de (internationale) zakelijke dienstverlenging. Kandidaten met ervaring binnen consultancy hebben een sterke voorkeur. Gezien de internationale opdrachten is een goede kennis van de Nederlandse en Engelse taal is een vereiste.

Uren

40

Salaris

2800

Meer informatie

Arbeidsvoorwaarden
Salarisindicatie is € 2.800 bruto per maand, gebaseerd op een 40-urige werkweek. Dit is het instapsalaris en hieraan valt niets te veranderen.

Eerst ontvang je een contract voor 1040 uur (+/- 6 maanden) via ZIJ. Na de uitzendperiode ontvang je een jaarcontract van deze organisatie. Daarna wordt er gekeken of je in aanmerking komt voor een contract voor onbepaalde tijd.

Onderstaande secundaire arbeidsvoorwaarden hebben betrekking vanaf het (jaar)contract:
30 vakantiedagen
Pensioenregeling: 1/3 voor de werknemer en 2/3 voor de werkgever
Prestatiebonus
Beloning- en beoordelingssysteem
Mogelijkheid tot deelname levensloop of spaarloon
Reiskostenvergoeding
Korting op diverse verzekeringen
Mogelijkheid tot het volgen van opleidingen

Interesse
Heb je interesse in deze functie neem dan direct contact op met Ellen Blom van ZIJ op telefoonnummer 020 6888499 of info@zijmaakthetverschil.nl.